Πώς να δημιουργήσετε καλές συνήθειες στην εργασία – Οι ερωτήσεις που αλλάζουν την καθημερινότητά σας

Γιατί οι συνήθειες στην εργασία είναι τόσο σημαντικές

Οι καλές συνήθειες στην εργασία δεν είναι αυτονόητες – και σίγουρα δεν χτίζονται από τη μία μέρα στην άλλη.

Παίζουν όμως τεράστιο ρόλο στο πόσο παραγωγικοί είμαστε, πόσο αντέχουμε την πίεση και πόσο ικανοποιημένοι νιώθουμε από τη δουλειά μας. Έρευνες στη συμπεριφορική ψυχολογία δείχνουν ότι οι σταθερές, υγιείς εργασιακές συνήθειες απελευθερώνουν «χώρο» στο μυαλό για πιο σύνθετες αποφάσεις και δημιουργική σκέψη.

Ταυτόχρονα, όταν οι άνθρωποι δουλεύουν με θετική νοοτροπία και αίσθηση ελέγχου της καθημερινότητας, η απόδοση βελτιώνεται σε σχεδόν όλα τα επίπεδα: παραγωγικότητα, δημιουργικότητα, εμπλοκή στη δουλειά και συνεργασία με τους άλλους.

Δεν είναι τυχαίο ότι όλο και περισσότερες εταιρείες επενδύουν όχι μόνο σε στόχους και KPIs, αλλά και στο πώς θα βοηθήσουν τις ομάδες τους να χτίσουν καλές συνήθειες.

Σε έναν κόσμο όπου μεγάλο μέρος της ημέρας χάνεται σε emails, μικροδουλειές και συνεχή «σβήσιμο πυρκαγιών», οι συνήθειες λειτουργούν σαν ένα προσωπικό σύστημα αυτοπροστασίας. Μειώνουν το χάος, δίνουν δομή στην ημέρα και βοηθούν τον εγκέφαλο να επικεντρώνεται σε αυτά που πραγματικά έχουν σημασία.

Ξεκινήστε με το όραμα: Πού προσπαθούμε να φτάσουμε;

Στο World Business Forum του WOBI στη Νέα Υόρκη, ειδικοί στην επιστήμη των συνηθειών τόνισαν ότι το πρώτο βήμα για την αλλαγή συμπεριφοράς δεν είναι τα εργαλεία ή τα training, αλλά οι σωστές ερωτήσεις.

Πριν αλλάξει η συμπεριφορά, πρέπει να ξεκαθαριστεί το «γιατί» πίσω από αυτή.

Μια κρίσιμη ερώτηση για κάθε ομάδα είναι:

«Γνωρίζουν όλοι πού προσπαθούμε να φτάσουμε;»

Αν η ομάδα δεν έχει καθαρό, κοινό όραμα – τι σημαίνει «καλή δουλειά» για την εταιρεία, ποιο είναι το πραγματικό ζητούμενο (ποιότητα, ταχύτητα, καινοτομία, εμπειρία πελάτη;) – τότε οι συνήθειες θα είναι πάντα σκόρπιες. Ο καθένας θα βελτιστοποιεί για κάτι άλλο: άλλος για να τελειώσει πιο γρήγορα, άλλος για να φαίνεται απασχολημένος, άλλος για να αποφεύγει την ευθύνη.

Η δεύτερη κρίσιμη ερώτηση είναι:

«Γιατί βελτιστοποιούμε;»

Άλλες ομάδες βελτιστοποιούν για έσοδα και κερδοφορία. Άλλες για δημιουργική ελευθερία, άλλες για χρόνο με την οικογένεια και καλύτερο work–life balance. Ό,τι κι αν είναι, πρέπει να είναι σαφές.

Όταν τα κίνητρα είναι καθαρά, οι επιθυμητές συμπεριφορές ακολουθούν πιο φυσικά – γιατί ο καθένας καταλαβαίνει τι εξυπηρετεί κάθε συνήθεια.

Ευθυγράμμιση κινήτρων: Ποιος πληρώνει, ποιος κερδίζει, ποιος κάνει τη δουλειά;

Μια πολύ δυνατή άσκηση για κάθε χώρο εργασίας είναι η εξής τριάδα ερωτήσεων:

• Ποιος αναλαμβάνει το κόστος; (κόπος, πίεση, υπερωρίες, άγχος)
• Ποιος αποκομίζει την ανταμοιβή; (μπόνους, αναγνώριση, προαγωγές, ασφάλεια)
• Ποιος κάνει τη δουλειά;

Ιδανικά, η απάντηση και στις τρεις ερωτήσεις είναι το ίδιο πρόσωπο ή η ίδια ομάδα. Τότε, οι καλές συνήθειες – συνέπεια, υπευθυνότητα, διάθεση για μάθηση – έχουν πραγματικό νόημα για τον εργαζόμενο και δεν μοιάζουν με κενές «οδηγίες» από το HR.

Στην πράξη, συχνά άλλα άτομα πιέζονται, άλλα αποφασίζουν και άλλα κερδίζουν. Όταν κάποιος νιώθει ότι πληρώνει το κόστος αλλά δεν κερδίζει τίποτα, είναι πολύ δύσκολο να υιοθετήσει και να διατηρήσει καλές συνήθειες. Αν θέλετε να χτίσετε υγιείς συνήθειες στην ομάδα, αξίζει να καθίσετε σοβαρά με αυτές τις ερωτήσεις:

«Υπάρχει πιο δίκαιος τρόπος; Μπορούμε να μοιράσουμε καλύτερα κόστος και ανταμοιβές;»

Όσο πιο δίκαιη είναι η ισορροπία, τόσο πιο φυσικά θα γεννιούνται και θα συντηρούνται οι καλές συνήθειες.

Βελτιστοποιήστε το περιβάλλον εργασίας σας (φυσικό και ψηφιακό)

Η επιστήμη των συνηθειών λέει κάτι πολύ απλό: δεν φτιάχνεις καλές συνήθειες μόνο με θέληση. Τις φτιάχνεις σχεδιάζοντας το περιβάλλον σου. Αν το περιβάλλον δεν βοηθά, οι καλές συνήθειες αργά ή γρήγορα καταρρέουν, όσο κι αν προσπαθείς.

1. Ο φυσικός χώρος

Αν η ομάδα δουλεύει στο ίδιο γραφείο, κοιτάξτε μερικά βασικά:

• Πού κάθονται οι άνθρωποι που χρειάζεται να συνεργάζονται συχνά;
• Υπάρχουν χώροι για ήσυχη, απερίσπαστη δουλειά;
• Υπάρχουν χώροι για σύντομα stand–up meetings αντί για ατελείωτες συναντήσεις;

Ένα πολύ πρακτικό παράδειγμα είναι το κινητό τηλέφωνο. Αν θέλετε λιγότερους περισπασμούς, μην το έχετε ακριβώς δίπλα στο πληκτρολόγιο. Ακόμη και μόνο η παρουσία του στο οπτικό σας πεδίο μπορεί να σας κάνει να ρίχνετε συνεχώς μικρές ματιές, διακόπτοντας τη ροή της σκέψης.

Μια απλή λύση είναι να το αφήνετε σε ένα συγκεκριμένο σημείο μακριά από το γραφείο, ειδικά στη διάρκεια περιόδων deep work.

2. Ο ψηφιακός χώρος

Οι περισσότεροι εργαζόμενοι σήμερα περνούν το μεγαλύτερο μέρος της μέρας μπροστά σε οθόνες. Εδώ, λοιπόν, κρύβεται τεράστιο περιθώριο βελτίωσης των συνηθειών. Ρωτήστε τον εαυτό σας:

• Πόσες ειδοποιήσεις έχω ενεργές στο κινητό, στο email και στις εφαρμογές συνεργασίας;
• Πόσα από τα email που λαμβάνω είναι πραγματικά σημαντικά;
• Πόσο εύκολο είναι να μπω στο σύστημα έργων ή στο intranet της εταιρείας;

Μερικές πιθανές κινήσεις:

• Ορισμός ωρών χωρίς meetings (π.χ. 10:00–12:00) για εστιασμένη δουλειά.
• Απενεργοποίηση μη κρίσιμων ειδοποιήσεων σε κινητό και υπολογιστή.
• Καλύτερα φίλτρα στα email, ώστε newsletters και ειδοποιήσεις συστημάτων να πηγαίνουν σε ξεχωριστό φάκελο.
• Απλοποίηση εσωτερικών εργαλείων, ώστε να μη χρειάζονται 5–6 κλικ για να βρει κάποιος αυτό που ψάχνει.

Η συνεχής εναλλαγή μεταξύ μικρών task (emails, chats) και «πραγματικής δουλειάς» εξαντλεί και μειώνει την αίσθηση προόδου. Όσο πιο σταθερά μπλοκ χρόνου δημιουργείτε για ουσιαστικές εργασίες, τόσο πιο εύκολα θα χτίζονται καλές συνήθειες συγκέντρωσης.

Κάντε τις καλές συνήθειες προφανείς, ελκυστικές, εύκολες και ικανοποιητικές

Μια πολύ δημοφιλής προσέγγιση, που έχει γίνει γνωστή και στο ευρύ κοινό, είναι αυτή του James Clear («Atomic Habits»): για να υιοθετηθεί μια νέα συνήθεια, χρειάζεται να γίνει προφανής, ελκυστική, εύκολη και ικανοποιητική. Στο εργασιακό περιβάλλον, αυτή η φιλοσοφία μπορεί να γίνει εξαιρετικά πρακτική.

1. Κάντε τη συνήθεια προφανή

Βάλτε ορατά σημάδια που σας θυμίζουν τη συνήθεια. Ένα μικρό χαρτάκι με «3 σημαντικά tasks πριν το email» πάνω στην οθόνη, ή ένα block «Deep work 10:00–11:00» στο ημερολόγιο, μπορεί να λειτουργήσει ως σήμα ότι αυτός ο χρόνος είναι διαφορετικός από την υπόλοιπη μέρα.

2. Κάντε τη συνήθεια ελκυστική

Συνδέστε τη συνήθεια με κάτι ευχάριστο. Για παράδειγμα, το πρώτο 20λεπτο της μέρας με καφέ και ήρεμη μουσική μπορεί να είναι αφιερωμένο στον σχεδιασμό της ημέρας. Ακόμα και μια μικρή «γιορτή» στο τέλος ενός focus block – μια σύντομη ανταλλαγή για το τι πέτυχε ο καθένας – μπορεί να κάνει τη συνήθεια πιο ελκυστική.

3. Κάντε τη συνήθεια εύκολη

Ξεκινήστε μικρά. Αν ο στόχος είναι «περισσότερη οργάνωση», μην βάλετε ως στόχο να αλλάξετε όλο το σύστημα διαχείρισης έργων σε μία μέρα. Αντί γι’ αυτό, ξεκινήστε με 5 λεπτά στο τέλος της ημέρας για να γράφετε 3 προτεραιότητες για αύριο. Όσο πιο χαμηλό είναι το εμπόδιο για να ξεκινήσει η συνήθεια, τόσο πιο πιθανό είναι να τηρήσετε την υπόσχεση στον εαυτό σας.

4. Κάντε τη συνήθεια ικανοποιητική

Οι άνθρωποι τείνουν να επαναλαμβάνουν αυτό που τους κάνει να νιώθουν καλά. Ένας απλός τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε έναν μικρό tracker – ένα τετραδιάκι ή μια εφαρμογή – όπου σημειώνετε κάθε μέρα που τηρείται η συνήθεια. Το «streak» από μόνο του γίνεται κίνητρο. Επίσης, βοηθά πολύ όταν η ομάδα αναγνωρίζει δημόσια όχι μόνο τα αποτελέσματα, αλλά και τη συνέπεια στις νέες συνήθειες.

Μικρές καθημερινές ρουτίνες που κάνουν διαφορά

Για να γίνει πιο χειροπιαστό, δείτε μερικές ρουτίνες που μπορείτε να υιοθετήσετε ατομικά ή ως ομάδα, χωρίς να αλλάξετε όλη τη δομή της εταιρείας.

1. Πρωινό 5λεπτο σχεδιασμού
   Πριν ανοίξετε email και εφαρμογές επικοινωνίας, γράψτε τις 3 σημαντικότερες εργασίες της ημέρας.
   Κλείστε στο ημερολόγιο 1–2 μπλοκ χρόνου για αυτές, σαν να ήταν meeting με τον εαυτό σας.
2. Δύο ζώνες βαθιάς συγκέντρωσης (deep work)
   Ορίστε, π.χ., 10:00–11:00 και 15:00–16:00 ως ώρες χωρίς meetings και άσκοπα chats.
   Σε αυτό το διάστημα δουλεύετε μόνο σε εργασίες υψηλής αξίας.
3. Μικρές παύσεις κίνησης
   Κάθε 60–90 λεπτά, σηκωθείτε για 2–3 λεπτά, τεντωθείτε, περπατήστε λίγο. Οι μικρές παύσεις
   βοηθούν στην προσοχή και μειώνουν το σωματικό στρες από την πολύωρη καθιστική εργασία.
4. Τελετουργικό κλεισίματος (shutdown ritual)
   Στο τέλος της ημέρας, αφιερώστε 5–10 λεπτά για να τακτοποιήσετε το γραφείο, να κλείσετε όσα
   μπορείτε από τις εκκρεμότητες και να γράψετε τι μένει για αύριο. Αυτή η μικρή συνήθεια μειώνει
   το άγχος που παίρνετε μαζί σας στο σπίτι.

Ο ρόλος της διοίκησης και των managers

Οι καλές συνήθειες δεν είναι μόνο ατομικό project. Η ηγεσία και τα στελέχη HR μπορούν να κάνουν τεράστια διαφορά στον τρόπο που δουλεύουν οι άνθρωποι κάθε μέρα.

• Να δίνουν σαφές πλαίσιο: να ορίζουν τι θεωρείται καλή δουλειά και ποιες συνήθειες
  επιβραβεύονται στην πράξη.
• Να χτίζουν κουλτούρα feedback: όχι μόνο μια φορά τον χρόνο στις αξιολογήσεις,
  αλλά με τακτικές, σύντομες συζητήσεις για το τι λειτουργεί και τι όχι.
• Να ευθυγραμμίζουν κίνητρα: να αποφεύγονται καταστάσεις όπου άλλοι κάνουν τη δουλειά,
  άλλοι παίρνουν την πίεση και άλλοι κερδίζουν την ανταμοιβή.
• Να προστατεύουν τον χρόνο συγκέντρωσης: λιγότερα περιττά meetings, πιο ξεκάθαρα
  focus blocks, ρεαλιστικές προθεσμίες.
• Να δίνουν πρόσβαση σε εργαλεία και εκπαίδευση: από απλά εργαλεία οργάνωσης μέχρι
  σεμινάρια για time management και διαχείριση άγχους.

Όταν η διοίκηση δείχνει στην πράξη ότι νοιάζεται για ανθρώπινες, βιώσιμες συνήθειες – και όχι μόνο για «νούμερα» – η αλλαγή στην καθημερινότητα της ομάδας είναι εντυπωσιακή.

Κλείνοντας: Μία ερώτηση, μία συνήθεια, μία μικρή αρχή

Δεν χρειάζεται να αλλάξει όλη η εταιρεία σε μία νύχτα. Μπορείτε να ξεκινήσετε με δύο πολύ απλά βήματα:

1. Κάντε τις βασικές ερωτήσεις στην ομάδα σας:
   Γνωρίζουμε όλοι πού πάμε;
   Γιατί βελτιστοποιούμε;
   Ποιος αναλαμβάνει το κόστος, ποιος κερδίζει, ποιος κάνει τη δουλειά;
2. Διαλέξτε μία μικρή συνήθεια για τις επόμενες 2 εβδομάδες:
   ένα πρωινό 5λεπτο planning, ένα καθημερινό focus block ή ένα σύντομο τελετουργικό κλεισίματος της ημέρας.

Αν αυτή η μία συνήθεια γίνει κομμάτι της δουλειάς και όχι εξαίρεση, τότε η ομάδα έχει ήδη κάνει το πιο δύσκολο βήμα. Από εκεί και πέρα, οι καλές συνήθειες χτίζονται πιο εύκολα – και τα αποτελέσματα φαίνονται όχι μόνο στους δείκτες απόδοσης, αλλά και στον τρόπο που οι άνθρωποι μπαίνουν και φεύγουν από τη δουλειά κάθε μέρα.