Πώς θα συνυπογράψεις ψηφιακά έγγραφα μέσω gov.gr (πολίτες & νομικά πρόσωπα)

Με απλά λόγια: αν είσαι πολίτης, δεν χρειάζεται να «κυνηγάς» χαρτιά. Το νομικό πρόσωπο (εταιρεία/φορέας) φτιάχνει το έγγραφο, δηλώνει τους υπογράφοντες και εσύ το βλέπεις έτοιμο στη Θυρίδα Πολίτη στο gov.gr. Μπαίνεις με κωδικούς Taxisnet, το ελέγχεις και το υπογράφεις ψηφιακά — τέλος.

Αν είσαι νομικό πρόσωπο: κάνεις μία αίτηση στην ΥΣΕΨΠ για πρόσβαση, ανεβάζεις το πρότυπο έγγραφο από το δικό σου σύστημα, δηλώνεις ΑΦΜ υπογραφόντων και όταν όλοι υπογράψουν, το υπογεγραμμένο αρχείο επιστρέφει αυτόματα στο σύστημά σου. Όλα αποθηκεύονται και στη Θυρίδα και εμφανίζονται στο Gov.gr Wallet με QR/κωδικό επαλήθευσης.

Διαθέσιμη στο gov.gr είναι η νέα υπηρεσία «Ψηφιακή βεβαίωση ή συνυπογραφή προτυποποιημένου ιδιωτικού εγγράφου». Έγγραφο που δημιουργεί ένα νομικό πρόσωπο μπορεί να υπογραφεί ψηφιακά από έναν ή περισσότερους πολίτες, με κωδικούς Taxisnet, και να παραδοθεί αυτόματα πίσω στο πληροφοριακό σύστημα του φορέα/εταιρείας. Το έγγραφο αποθηκεύεται στη Θυρίδα Πολίτη και εμφανίζεται και στο Gov.gr Wallet, με μοναδικό κωδικό επαλήθευσης και QR.

Τι αλλάζει και γιατί έχει σημασία

Μέχρι σήμερα, τις ψηφιακές βεβαιώσεις/υπογραφές ιδιωτικών εγγράφων τις «εκκινούσε» συνήθως ο πολίτης ανεβάζοντας το αρχείο. Η νέα λειτουργία φέρνει την πρωτοβουλία στο νομικό πρόσωπο: δημιουργεί το πρότυπο έγγραφο, δηλώνει τους υπογράφοντες και τους «στέλνει» ειδοποίηση μέσα από το gov.gr για να συνυπογράψουν. Στόχος: λιγότερη γραφειοκρατία και σαφής ιχνηλασιμότητα στη διαδικασία υπογραφών. Η πρώτη εφαρμογή «τρέχει» στον ασφαλιστικό κλάδο (διαμεσολαβητές/μεσίτες/πράκτορες/ασφαλιζόμενοι), με προοπτική επέκτασης σε άλλους τομείς.

Πώς λειτουργεί – για πολίτες (σε 4 απλά βήματα)

1. Ειδοποίηση & Θυρίδα: Όταν το νομικό πρόσωπο ανεβάσει το έγγραφο και σε δηλώσει ως υπογράφοντα, αυτό εμφανίζεται στη Θυρίδα Πολίτη σου.
2. Σύνδεση: Μπαίνεις στο gov.gr με κωδικούς Taxisnet και ανοίγεις την υπηρεσία «Ψηφιακή βεβαίωση ή συνυπογραφή…».
3. Έλεγχος & υπογραφή: Ελέγχεις το περιεχόμενο και υπογράφεις ψηφιακά. Αν απαιτούνται πολλαπλές υπογραφές, το σύστημα περιμένει όλους τους υπογράφοντες.
4. Παράδοση & αποθήκευση: Με την ολοκλήρωση, το υπογεγραμμένο έγγραφο επιστρέφει αυτόματα στο πληροφοριακό σύστημα του νομικού προσώπου και αποθηκεύεται στη Θυρίδα σου και στο Gov.gr Wallet, με QR/κωδικό επαλήθευσης και προηγμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του ΥΨΔ.

Πώς το ενεργοποιεί ένα νομικό πρόσωπο

1. Αίτηση στην ΥΣΕΨΠ: Για να ανεβάζει έγγραφα προς ψηφιακή βεβαίωση/συνυπογραφή, το νομικό πρόσωπο υποβάλλει αίτηση στην Υπηρεσία Συντονισμού Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης (ΥΣΕΨΠ) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.
2. Διασύνδεση: Μέσα από το πληροφοριακό του σύστημα δημιουργεί/ανεβάζει το προτυποποιημένο έγγραφο στο gov.gr και δηλώνει τα ΑΦΜ των φυσικών προσώπων που πρέπει να υπογράψουν.
3. Παρακολούθηση & λήψη: Όταν ολοκληρωθούν οι υπογραφές, το υπογεγραμμένο έγγραφο επιστρέφει αυτόματα στο σύστημα του φορέα/εταιρείας.

Έλεγχος εγκυρότητας & επαλήθευση

Κάθε έγγραφο φέρει μοναδικό κωδικό επαλήθευσης και QR. Η εγκυρότητα ελέγχεται μέσω του επίσημου εργαλείου επαλήθευσης στο docs.gov.gr. Αυτό εξασφαλίζει ότι ο παραλήπτης μπορεί να διασταυρώσει την αυθεντικότητα/ακεραιότητα του αρχείου.

Συχνές απορίες

Ποιοι υπογράφουν; Φυσικά πρόσωπα που θα τους αναθέσει το νομικό πρόσωπο (με ΑΦΜ). Η πρώτη φάση αφορά τον ασφαλιστικό χώρο, ακολουθούν και άλλοι κλάδοι.

Τι χρειάζομαι ως πολίτης; Κωδικούς Taxisnet για είσοδο στο gov.gr. Το έγγραφο σε περιμένει στη Θυρίδα σου, δεν χρειάζεται να το ανεβάσεις εσύ.

Πού βρίσκω τα υπογεγραμμένα; Στη Θυρίδα Πολίτη και στο Gov.gr Wallet.

Γιατί να το χρησιμοποιήσεις

• Λιγότερη γραφειοκρατία: Το νομικό πρόσωπο «στήνει» το έγγραφο και οι πολίτες απλώς συνυπογράφουν.
• Ισχυρή απόδειξη: Κωδικός/QR επαλήθευσης, καταχώριση στη Θυρίδα, προηγμένη ηλεκτρονική σφραγίδα ΥΨΔ.
• Άμεση ενσωμάτωση: Αυτόματη επιστροφή του εγγράφου στο πληροφοριακό σύστημα του φορέα/εταιρείας.

Δες επίσης

• Gov.gr: Τι είναι η «Θυρίδα Πολίτη» και πώς τη χρησιμοποιείς
• Gov.gr Wallet: πέρασε ταυτότητα & δίπλωμα στο κινητό
• Πώς υπογράφεις ψηφιακά από το gov.gr (οδηγός)
• Ψηφιακή υπογραφή: πώς θα αποκτήσεις – διαθέσιμη για όλους
• myHealth σε 5′: ρύθμιση φακέλου, άυλη συνταγογράφηση & ειδοποιήσεις
• e-ΕΦΚΑ: συνταξιοδοτικές αποφάσεις στη Θυρίδα Πολίτη
• Πώς θα βλέπετε τα ενημερωτικά συντάξεων μέσω gov.gr
• Gov.gr δεν λειτουργεί; Γρήγορος οδηγός επίλυσης

Πηγές: Δελτίο Τύπου Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, σελίδα υπηρεσίας στο gov.gr, εργαλείο επαλήθευσης docs.gov.gr.