Η ψηφιοποίηση εγγράφων (document digitization) είναι κάτι που ακούμε όλο και πιο συχνά τα τελευταία χρόνια. Είτε είσαι επαγγελματίας, είτε απλός χρήστης που θέλει να οργανώσει το αρχείο του, η μετάβαση από το φυσικό στο ψηφιακό αρχείο είναι σχεδόν μονόδρομος. Ας δούμε γιατί.
Τι είναι το document digitization;
Η διαδικασία του document digituzation με απλά λόγια, πρόκειται για τη μετατροπή έντυπων εγγράφων – π.χ. συμβόλαια, τιμολόγια, ιατρικά έγγραφα, σημειώσεις – σε ηλεκτρονική μορφή. Συνήθως αυτό γίνεται με scanner, αλλά και μέσω κινητού τηλεφώνου ή ειδικού εξοπλισμού OCR που “διαβάζει” και επεξεργάζεται το κείμενο. Εάν πρόκειται για εταιρίες και μεγάλο όγκο αρχείων ή εξειδικευμένα έγγραφα, τότε η διαδικασία είναι περισσότερο απαιτητική και περίπλοκη και για αυτό χρειάζεται η συνδρομή επαγγελματιών.
Ποια είναι τα βασικά οφέλη του document digitization;
- Εξοικονόμηση χώρου
Αν έχεις ντουλάπια που ξεχειλίζουν από φακέλους, ξέρεις για τι μιλάμε. Με τη διαδικασία του document digitization, τα έγγραφα αποθηκεύονται σε cloud ή σκληρό δίσκο, και το γραφείο σου… ανασαίνει. - Άμεση αναζήτηση & πρόσβαση
Ψάχνεις ένα συγκεκριμένο τιμολόγιο του 2018; Με ένα ctrl+F το βρίσκεις σε δευτερόλεπτα, χωρίς να ψάχνεις σε κουτιά και ντοσιέ. - Ασφάλεια και back-up
Ένα φυσικό έγγραφο μπορεί να χαθεί, να καταστραφεί από υγρασία ή να πέσει θύμα ατυχήματος. Ένα ψηφιακό αρχείο, όμως, μπορεί να έχει αντίγραφα ασφαλείας σε πολλαπλά σημεία. - Ευκολία στη διαμοίραση
Αν δουλεύεις εξ αποστάσεως ή συνεργάζεσαι με άλλους, το να στείλεις ένα ψηφιακό έγγραφο με ένα κλικ είναι πολύ πιο πρακτικό από το να το σκανάρεις κάθε φορά.
Πότε χρειάζεται πραγματικά την ψηφιοποίηση εγγράφων;
- Όταν κάνεις αρχειοθέτηση πολλών ετών
- Όταν θέλεις να οργανώσεις επαγγελματικά αρχεία
- Όταν αναζητάς πιο πράσινες πρακτικές και λιγότερη χρήση χαρτιού
- Όταν θες απλά να βάλεις μια τάξη στον χαμό των εκτυπώσεων
Τι να προσέξεις
- Δώσε σημασία στην ποιότητα σάρωσης, ειδικά αν τα έγγραφα είναι παλιά ή ταλαιπωρημένα.
- Φρόντισε να τα ονομάζεις σωστά (π.χ. “Τιμολόγιο_Μάιος_2023” κι όχι “scan001”).
- Κράτα αντίγραφα ασφαλείας σε cloud, εξωτερικό δίσκο ή NAS.
Τελικά, αξίζει τον κόπο;
Ναι – και με το παραπάνω. Το document digitization δεν είναι μόνο ένα βήμα προς τη σωστή οργάνωση, αλλά και ένα μέτρο προστασίας της πληροφορίας σου.
